E-faktura – jak ją poprawnie wystawić?

Każdy podatnik w myśl Ustawy o podatku od towarów i usług zobligowany jest do wystawienia faktury, która jest jednocześnie potwierdzeniem kupna czy sprzedaży towarów lub usług. Obecnie, aby móc uniknąć problemu z zaginięciem wystawionych faktur VAT w formie papierowej, przedsiębiorcy posiadają możliwość dokumentacji wszelkich transakcji sprzedażowym w formie tzw. e-faktury. Czym zatem ona jest i co należy zrobić, aby stała się akceptowalna dla „fiskusa”?

Czym jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna to faktura VAT w formie elektronicznej, wystawiona i doręczona w dowolnym, lecz w czytelnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT), przy czym o jej ważności decyduje spełnienie przez wystawiającego podatnika kilku niezbędnych warunków.

Najważniejszą i kluczową kwestią jest uzyskanie zgody na jej wystawienie w formie elektronicznej od odbiorcy , a więc osoby, na rzecz której świadczono usługi lub dostarczono towar. Jeśli ten nie wyrazi chęci na otrzymanie faktury VAT w formie elektronicznej, wówczas należy dostarczyć ją w tradycyjnej, papierowej formie.

Nie można także pominąć aspektu autentyczności pochodzenia e-faktury, jej czytelności oraz integralności, co oznacza nic innego jak pamiętanie o zapisaniu faktury VAT w odpowiednim formacie. Najlepiej do tego użyć formatu PDF, gdyż formaty typu doc. lub rtf. umożliwiają ingerencję w wersję oryginalną, a tym samym ułatwiają jej modyfikację przez osoby trzecie.

Prawidłowo wystawiona e-faktura VAT powinna zawierać następujące elementy:
– datę wystawienia,
– przypisany jej numer, który jest kolejnym numerem po wcześniej wystawionej fakturze VAT,
– imiona, nazwiska lub nazwa podatnika oraz nabywcy towarów czy usług, wraz z ich adresami,
– numer w oparciu o który podatnik jest identyfikowany w celu rozliczenia podatkowego,
– datę zakończenia wykonania usługi lub sprzedaży towaru,
– nazwę/rodzaj towaru albo usługi,
– miarę oraz ilość sprzedanych towarów lub zakres świadczonych usług,
– cenę jednostkową towaru lub usługi, wyrażoną jako cena netto (bez podatku VAT),
– wyszczególnioną kwotę wszelkich zniżek i rabatów, o ile nie zostały ujęte w cenie jednostkowej netto,
– wartość sprzedanych towarów lub zrealizowanych usług w ramach transakcji (bez podatku VAT),
– stawkę podatku,
– łączną sumę wartości sprzedaży netto, obejmującej podział na sprzedaż według poszczególnych stawek podatku, jak również sprzedaż od niego zwolnioną,
– kwotę podatku od łącznej sumy wartości sprzedaży netto, wraz z rozróżnieniem na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatku,
– kwotę wszelkich należności wynikających z transakcji ogółem.

Ważne!

E-faktury należy wystawić w dwóch egzemplarzach – jeden trafia do nabywcy, zaś drugi pozostaje w dokumentacji przedsiębiorcy, który powinien ją przechowywać przez okres 5 lat, liczony od końca roku kalendarzowego. Przedsiębiorca nie musi jej drukować. Wystarczy jedynie ulokowanie e-faktury w takim miejscu, które umożliwi jej łatwe odnalezienie w przypadku niespodziewanej kontroli skarbowej.

Podstawa prawna:

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535).
Ustawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2013 poz. 35).


Dodaj komentarz

Twój adres email nie będzie widoczny.

*